人数の多いプロジェクトで、現場の声が届く状態をPMOがつくる（導入事例）

お客様の課題

プロジェクトに関わるメンバーが多く、コミュニケーションが取りづらい環境でした。

人数が増えるほど、現場で起きていることが上まで届きにくくなります。問題そのものより、問題が見えないまま進むことのほうが、後の手戻りにつながります。

ITシステムの管理運用の改善から着手しました。最初に扱ったのは運用設計とセキュリティの領域です。

その後、システム刷新にあわせて運用全体を見直す段階へ進み、さらに「内製強化タスクフォース」として、ITインフラとセキュリティ領域の運用プロセスの設計と導入までを担当しました。

終盤は、運用設計をリードする役と、PMOとして全体を回す役を分けて進めました。要件定義の段階から入り、実際の導入まで続けて関わっています。

PMOとして重く見たのは、現場の声を集める経路を自分で持つことです。定期的に1on1の場を設け、そこで聞いた現場の課題をプロジェクトへ返し続けました。会議の場で出てくる話と、1対1で聞く話は違います。その差分を拾って届けることを、支援期間を通して続けています。

支援期間は4年5か月です。契約は半年ごとの更新で、その都度続いています。

現場の課題が、プロジェクトの意思決定に届く状態をつくりました。

定期的な1on1を通じて吸い上げた内容をプロジェクトへフィードバックする流れが、支援期間を通して回り続けています。

支援の範囲は、当初のITシステムの管理運用の改善から、システム刷新に伴う包括的な運用の見直し、さらに内製強化タスクフォースへと広がりました。

人数の多いプロジェクトでは、会議体を増やすほど情報が流れるようになると考えがちです。実際には逆のことが起きます。場が増えると、そこで話せることだけが共有され、話しにくいことが残ります。

PMOがやるべきなのは、会議の設計だけではありません。1対1で聞く場を定期的に持ち、そこで出てきたことをプロジェクトへ返す。この経路を自分で持っているかどうかで、見えるものが変わります。

同じようにメンバーの多いプロジェクトを抱えている方は、まず「現場の話が、誰を経由して意思決定に届いているか」を一度たどってみてください。経路が無ければ、会議を増やす前にそこをつくるほうが早いはずです。